Egy jól sikerült céges esemény néhány óra alatt lezajlik, de a hatása hónapokig is dolgozhat tovább – ha készült róla jó videó. A rendezvényvideó készítés céges eseményre nem arról szól, hogy valaki végigveszi kamerával a napot, hanem arról, hogy az eseményből használható üzleti tartalom készüljön. Olyan anyag, amit fel lehet tenni a weboldalra, be lehet építeni kampányba, meg lehet mutatni partnereknek, és ami azt üzeni: ez a cég aktív, komoly és látható.
Miért több egy eseményvideó, mint emlékanyag?
Sok cég ott hibázik, hogy a rendezvényvideóra utólagos dokumentációként gondol. Volt egy konferencia, csapatépítő, partnernap vagy termékbemutató, jó lenne róla valami. Ebből általában egy hangulatos, de üzletileg alig használható videó lesz.
Pedig egy céges esemény ritka alkalom arra, hogy egyszerre jelenjen meg a márka, a közönség, a szakmai hitelesség és az élmény. Ha ezt jól rögzítjük, abból nem egyetlen videó készül, hanem többféle felhasználható tartalom. Egy összefoglaló film, rövid közösségi médiás vágatok, interjúrészletek, akár toborzási vagy employer branding anyag is.
A kérdés tehát nem az, hogy készüljön-e videó, hanem az, hogy mire akarja használni a cég az esemény után. Ez határozza meg a forgatás módját, a stábot, a képi világot és az utómunkát is.
Milyen célra készül a rendezvényvideó céges eseményre?
Ez az első pont, amit tisztázni kell. Más videó kell ahhoz, hogy a következő eseményt töltsétek meg érdeklődőkkel, és más ahhoz, hogy a cég presztízsét erősítsétek. Megint más, ha a belső kommunikáció vagy a munkáltatói márkaépítés a fő cél.
Ha a fókusz az értékesítés, akkor a videóban hangsúlyosabbak lesznek a reakciók, a résztvevői jelenlét, a dinamika és azok a pillanatok, amelyek azt mutatják, hogy erre az eseményre érdemes volt eljönni. Ha a cél a szakmai hitelesség, akkor többet érnek az előadórészletek, a közeli interjúk és a rendezés profizmusát mutató képek. Ha toborzásra is használható anyagot szeretnétek, akkor a csapat, a hangulat és az emberi oldal kap több hangsúlyt.
Itt dől el az is, hogy elég-e egy aftermovie jellegű összefoglaló, vagy érdemes eleve többféle videós kimenetben gondolkodni. A jobb döntés általában az utóbbi, mert ugyanabból a forgatásból sokkal több üzleti érték nyerhető ki.
A jó rendezvényvideó készítés céges eseményre már a forgatás előtt eldől
A legtöbb problémát nem a helyszínen, hanem az előkészítés hiányában szokták elrontani. Ha nincs pontos cél, nincs forgatási terv, nincs tiszta üzenet, akkor a stáb csak reagál az eseményekre. Ebből lehet korrekt felvétel, de ritkán lesz belőle igazán erős anyag.
Egy jól felépített folyamat ezért nem a kamerák kipakolásával indul. Először meg kell érteni, mi az esemény szerepe a cég kommunikációjában, kiknek szól, milyen felületeken fog futni a videó, és mi legyen az a benyomás, amivel a néző végül marad. Ezután jön a forgatási koncepció: melyik programpont fontos, kikkel kell interjút készíteni, milyen pillanatokat kell biztosan elkapni, és hogyan lehet úgy dolgozni, hogy a stáb ne zavarja az eseményt.
Ez különösen fontos vezetői oldalról. Egy cégvezető vagy marketinges nem akar a helyszínen operatív kérdésekkel foglalkozni. Nem akarja megmondani, mikor kit kell felvenni, mikor legyen hangpróba, vagy milyen sorrendben készüljenek a nyilatkozatok. Pont ezért érdemes kulcsrakész megoldásban gondolkodni.
Mi tartozik a profi előkészítésbe?
Ide tartozik a célok egyeztetése, a forgatási terv, a helyszín és a fényviszonyok felmérése, az interjúalanyok kijelölése, a technikai igények meghatározása és az utólagos felhasználás megtervezése. Ez kívülről soknak tűnhet, de valójában ez az a munka, ami leveszi a terhet a megrendelő válláról.
Ha ez nincs meg, a videó gyakran szép lesz, csak épp nem használható semmire. Ha megvan, akkor a forgatás gyorsabb, tisztább és eredményesebb.
Miből áll össze egy üzletileg működő eseményvideó?
A jó rendezvényvideó nem attól erős, hogy mindenből van benne pár másodperc. Attól működik, hogy van íve és világos üzenete. Látszik rajta, mi történt, kik voltak ott, milyen színvonalon zajlott az esemény, és miért számít ez a cég szempontjából.
Kellenek hozzá látványos totálok, közeli reakciók, jól rögzített hangulatképek, de ugyanilyen fontos a hitelesség is. Egy rövid ügyfélmegszólalás vagy vezetői gondolat gyakran többet ér, mint még húsz vágókép. Az emberek nem csak azt akarják látni, hogy sokan voltak. Azt is látni akarják, miért volt érdemes ott lenni.
Az sem mindegy, hogyan lesz vágva az anyag. Egy pörgős social verzió más ritmust kér, mint egy weboldalra szánt összefoglaló film. A feliratok, a zene, a hossz, a képarány és az első néhány másodperc mind attól függ, hol és milyen célra használjátok a videót.
Tipikus hibák, amikor a rendezvényvideó csak kipipált feladat marad
Az egyik leggyakoribb hiba, hogy túl későn kezdődik a szervezés. Ha a videós csapat az esemény előtt egy nappal kap briefet, abból ritkán lesz stratégiai anyag. Maximum gyors dokumentáció.
A másik hiba, hogy a megrendelő egyetlen videóban gondolkodik. Ezzel általában elveszik a tartalom nagy része. Egy egész napos rendezvényből simán kihozható több rövid klip, interjúrészlet és egy hosszabb összefoglaló is. Ugyanaz a forgatási nap sokszorosan megtérülhet.
Gyakori az is, hogy senki nem figyel a hangra. Pedig egy rossz minőségű hanggal rögzített előadás vagy interjú lerontja az egész anyag hatását. Ugyanez igaz a fényre, a helyszíni mozgásra és arra, hogy legyen valaki, aki a fontos pillanatokat előre látja, nem csak utólag próbál reagálni rájuk.
Végül ott van az a probléma, amikor elkészül a videó, de nincs terve annak, hogyan lesz használva. Ilyenkor a kész anyag kikerül egyszer a közösségi médiába, aztán eltűnik. Ez pazarlás. Egy jól elkészített rendezvényvideó több hónapon át adhat marketingeszközt a cég kezébe.
Mit érdemes kérni a videóstól egy céges eseménynél?
Nem csak azt, hogy jöjjön ki és vegye fel a napot. Érdemes azt kérni, hogy gondolkodjon a felhasználásban is. Hány verzió készül, milyen platformokra, lesz-e rövid social kivágat, készülnek-e interjúk, kap-e a cég olyan anyagot, amit azonnal be lehet építeni hirdetésbe vagy értékesítési kommunikációba.
A jó partner nem csak technikai oldalról erős. Tud kérdezni, előre tervezni, javaslatot tenni, és látja, hogyan lesz az eseményanyagból üzleti tartalom. A FoxFilm szemlélete is erre épül: nem csak szép videót adni, hanem olyan kész anyagot, ami rögtön használható és nem igényel újabb köröket a megrendelő részéről.
Ez különösen fontos akkor, ha a marketingcsapat kicsi, vagy a döntéshozók ideje szűkös. Ilyenkor nem extra kényelmi szempont, hanem konkrét üzleti előny, ha a videós partner kézben tartja az egész folyamatot.
Mennyi anyag készülhet egyetlen eseményből?
Több, mint amennyire elsőre sokan gondolnak. Egy céges konferenciából készülhet egy 60-90 másodperces összefoglaló, több 15-30 másodperces rövid videó, néhány interjús kivágat, álló formátumú tartalom social felületekre és akár egy hosszabb márkaépítő verzió is.
Ez azért fontos, mert így a rendezvény költsége nem egyetlen posztban térül meg. Az anyagok szétszedhetők kampányokra, toborzásra, sales kommunikációra vagy következő esemény promóciójára. A videó így nem utólagos emlék lesz, hanem többször felhasználható üzleti eszköz.
Persze van trade-off is. Ha túl sokféle kimenetet szeretnétek, azt már az elején bele kell építeni a forgatási tervbe. Más felvételi logika kell egy gyors highlight videóhoz, és más ahhoz, ha komolyabb interjús tartalmakat is szeretnétek. Nem lehet mindent ugyanazzal a fókuszszal megoldani, de jó tervezéssel egyetlen eseményből meglepően sok érték hozható ki.
Mikor térül meg igazán a rendezvényvideó?
Akkor, amikor nem csak visszanézitek, hanem használjátok is. Ha segít meggyőzni új partnereket, ha növeli a következő eseményre a jelentkezéseket, ha erősíti a cég hitelességét, vagy ha a weboldalon jobb első benyomást kelt. A megtérülés nem mindig közvetlenül videómegtekintésben mérhető. Sokszor abban jelenik meg, hogy a cég profibbnak látszik, könnyebben épít bizalmat, és gyorsabban jut el az érdeklődő a kapcsolatfelvételig.
Ezért érdemes a rendezvényvideóra nem kötelező kiegészítőként, hanem kommunikációs eszközként nézni. Egy jó esemény gyorsan elmúlik. Egy jól megtervezett videó viszont még jó ideig dolgozik helyette.
